es frais généraux représentent entre 10 % et 30 % du total des dépenses d’exploitation d’une entreprise. Chaque euro économisé dans ce domaine a un impact direct sur le résultat net de l’entreprise. De plus, avec l’évolution des normes immobilières, l’émergence du développement durable, la flexibilité au travail ou encore l’impact des pandémies, les Moyens Généraux (ou Services Généraux) nécessitent une gestion structurée et rigoureuse.
Dans ce contexte, il devient crucial de mettre en place des pratiques efficaces pour anticiper et gérer ces défis. Voici quatre approches inspirées du monde militaire et des grands acteurs du Facility Management pour optimiser la gestion des moyens généraux en entreprise.
Veiller constamment à la clarté des consignes pour éviter les déconvenues avec les prestataires
Un défi récurrent dans la gestion des moyens généraux est la mauvaise interprétation des consignes par les prestataires, entraînant des retards, des non-conformités et des coûts supplémentaires. Lorsque plusieurs sous-traitants doivent intervenir, la coordination peut devenir complexe, chaque corps de métier tentant de se défausser pour éviter des pénalités contractuelles. Cela crée une confusion générale et des inefficacités.
Dans les armées, chaque ordre de mission est rédigé selon des cadres précis qui fournissent toutes les informations nécessaires. Cela permet de garantir que les consignes sont claires et compréhensibles pour tous, réduisant ainsi les risques d’erreurs. Par exemple, pour un déplacement, les militaires utilisent la méthode « DPIF » : D pour Direction, P pour Point à atteindre, I pour Itinéraire et F pour Formation. Ce cadre préformaté permet une communication fluide et évite les oublis.
En entreprise, il est essentiel de formaliser les consignes, idéalement par écrit, à l’aide de templates standardisés. En s’inspirant du formalisme militaire, les fiches de consignes doivent être simples, directes, et accessibles même pour des prestataires qui ne maîtrisent pas parfaitement la langue ou qui sont nouvellement affectés à un site. De plus, tout comme dans l’armée, la confiance n’exclut pas le contrôle : il est crucial de vérifier régulièrement l’exécution des tâches à chaque étape du projet, et pas seulement à la livraison finale.
Éviter les surprises budgétaires en privilégiant le préventif au curatif
L’absence de maintenance préventive entraîne souvent des pannes soudaines et des réparations coûteuses. Cela peut non seulement dépasser les prévisions budgétaires, mais aussi perturber l’activité de l’entreprise. Par exemple, des équipements tels que les portiques de sécurité ou les ascenseurs, lorsqu’ils tombent en panne de manière imprévue, affectent directement les usagers et la productivité. Selon McKinsey, la maintenance prédictive pourrait permettre aux entreprises d’économiser 630 milliards de dollars d’ici 2025.
Dans les armées, la maintenance des équipements est une priorité absolue, car la mission dépend souvent de leur bon fonctionnement. Le concept de « Maintien en Condition Opérationnelle » (MCO) illustre cette vision où la préparation est la clé du succès. Les soldats apprennent dès le début qu’ils doivent s’assurer de la fiabilité de leur matériel avant toute mission, car « un soldat ne peut être prêt au combat sans s’assurer de la fiabilité de son armement ».
De la même manière, en entreprise, un calendrier de maintenance préventive strict doit être mis en place, avec une personne spécifiquement chargée des inspections. Ces contrôles doivent être réalisés de manière systématique, même lorsque les équipements semblent en bon état. Une telle rigueur évite les réparations coûteuses et les interruptions imprévues de service.
Insuffler une culture de la sécurité et de la santé au travail
L’un des freins majeurs à l’efficacité des mesures de sécurité en entreprise réside dans leur perception par les employés. Selon l’INRS, environ 40 % des travailleurs estiment que les règles de sécurité sont trop contraignantes et ralentissent leur travail. Dans certains secteurs comme l’industrie ou le bâtiment, plus de 60 % des employés perçoivent ces mesures comme un frein à leur productivité.
Dans les armées, la sécurité est une priorité absolue, surtout en matière d’instruction au tir. Quatre règles fondamentales sont martelées aux recrues dès leur arrivée : toujours traiter une arme comme chargée, ne jamais pointer le canon vers quelque chose que l’on ne veut pas détruire, garder l’index hors de la détente et être sûr de sa cible. Par ailleurs, la propreté et l’hygiène des bases sont strictement encadrées pour éviter la propagation des maladies, ce qui est particulièrement critique dans des environnements confinés.
En entreprise, il est primordial de responsabiliser les collaborateurs sur l’importance de la sécurité. Le soin apporté aux espaces de travail doit devenir une seconde nature, car une simple casse peut provoquer des accidents ou des perturbations. De plus, l’encadrement doit montrer l’exemple en appliquant rigoureusement les règles de sécurité. Comme dans l’armée, la discipline et l’exemplarité sont essentielles pour instaurer une véritable culture de sécurité au travail.
Chercher continuellement les optimisations d’espace pour réduire les dépenses immobilières superflues
Avec la fin de la pandémie et le retour en force du travail en présentiel, de nombreuses entreprises doivent repenser leurs espaces de bureaux pour accueillir leurs collaborateurs, sans augmenter excessivement leurs coûts. En moyenne, les dépenses immobilières représentent entre 15 % et 20 % des coûts opérationnels d’une entreprise. Cette réorganisation représente donc un défi majeur.
Dans les armées, en particulier sur les navires de guerre, l’optimisation de l’espace est cruciale. Chaque centimètre carré doit être utilisé intelligemment. Les compartiments ont souvent plusieurs fonctions : une salle peut servir à la fois de stockage, de poste de travail ou de salle de réunion en fonction des besoins. Ces espaces multifonctionnels sont conçus pour maximiser l’efficacité, tout en assurant un confort optimal pour l’équipage.
En entreprise, une gestion intelligente des espaces doit s’orienter autour de l’utilisation réelle des lieux. Il est important de comprendre comment les employés utilisent les bureaux et de distinguer les espaces essentiels des espaces superflus. Par exemple, certaines salles de réunion sont sous-utilisées tandis que d’autres sont constamment réservées. Optimiser l’espace implique de repenser ces configurations pour maximiser l’efficacité tout en réduisant les coûts.
Conclusion
Les moyens généraux consistent avant tout à gérer les imprévus, qu’ils soient externes (manifestations, intempéries) ou internes (inspections soudaines, défaillance de prestataires). La résilience militaire face aux incidents offre des leçons précieuses. Par exemple, en 2007, lors de l’arrivée d’un cyclone en Nouvelle-Calédonie, un régiment a su en moins de 24 heures adapter ses infrastructures pour soutenir la population.
Face à l’évolution des besoins, l’externalisation des moyens généraux devient une tendance forte. Selon Deloitte, 45 % des entreprises prévoient d’augmenter leur externalisation. Cependant, il est crucial d’adopter une approche rigoureuse, comme le font les armées avec les « officiers de marque » chargés de vérifier la cohérence des contrats d’externalisation. En somme, en s’inspirant de ces pratiques, les entreprises peuvent optimiser leurs moyens généraux tout en maîtrisant les coûts et en assurant un haut niveau de service.
Bénéficier d’une interface entre le donneur d’ordre (client) et le(s) prestataire(s) sur le terrain permet de challenger les mesures mises en œuvre et ce, avec le maximum de neutralité. C’est pourquoi [Pépite.] a créé la “Task Force Office(s) Supervisor”, animé par d’ex-militaires aguerris sur les sujets de Facility Management en entreprise.