Bien que les deux soient des ressources externes, le manager de transition et le consultant “en régie” ne peuvent avoir la même approche quant à leur modus operandi.
En effet, le consultant est avant tout un analyste dont l’approche théorique vise à émettre des préconisations. Le manager de transition est quant à lui un homme d’actions qui agit sur le terrain. Il est attendu de lui qu’il remplisse les objectifs fixés avec l’entreprise cliente, et d’atteindre voire de dépasser, les résultats escomptés.
Afin d’éviter un inventaire fastidieux des best practices du management de transition, les équipes [Pépite.] proposent d’aborder ce type de mission à la lumière des actes réflexes des militaires lors d’une nouvelle affectation et ce, au gré des différentes phases majeures suivantes :
- Avant la mission ;
- Première semaine ;
- Premier mois ;
- Rituels hebdomadaires ;
- Rituels mensuels ;
- Fin de mission.
Avant la mission
En cas de match entre l’entreprise cliente et le “track record” ainsi que l’état d’esprit du profil identifié, le manager de transition proposera suite à une première rencontre une lettre de mission (ex. deck .ppt) explicitant :
- Les différents objectifs à atteindre ciblés par le client ;
- Les axes d’intervention identifiés par le manager de transition ;
- La structuration de l’intervention sous la forme de différents jalons ;
- Un rétro-planning jalonnant la mission avec les durées estimatives induites en nombre de jours) ;
- Les livrables proposés à l’issue de chacun des jalons (fond et forme) ;
- Un pricing du TJM (Tarif Journalier Moyen) : tarif facturé par le freelance incluant le “mark-up” de son cabinet référent.
Première semaine
Une réunion de kick-off (1h max) sera organisé le premier jour en vue de faire évoluer la lettre de mission en véritable feuille de route :
- Responsabilités du manager de transition
- Champs d’action et sujets prioritaires
- Interlocuteurs majeurs à rencontrer
- Premiers buts à atteindre.
A l’issue de cette réunion, le manager dédiera sa première semaine à la prise en compte de l’environnement en rencontrant les acteurs clés et en analysant les processus internes.
A la lumière de cette première semaine d’observation, le manager de transition réalisera un mémo synthétique incluant :
- Une cartographie des parties prenantes : protagonistes/services clés, rôles et interactions ;
- Une note d’étonnement : constatations factuelles sur les forces et points critiques rencontrés.
Une réunion de 30 minutes avec le décideur devra être organisée à la fin de la première semaine d’intervention pour challenger les différents points du mémo et formaliser les axes prioritaires d’action.
Premier mois
Compte-tenu de la première semaine d’observation, l’action du manager de transition sera à deux niveaux :
- Micro : prise en compte des premiers dossiers, élaboration d’un plan d’action à court/moyen/long terme et du rétroplanning/protagonistes afférents.
- Macro : étude de l’organisation, analyse des feedbacks des acteurs clés et identification des pistes d’amélioration.
Sans attendre la fin du premier mois, le manager de transition remontera proactivement au client des notes “pour action & décision” résumant chaque enjeu majeur rencontré sous la forme de compte-rendu organisé comme ci-après :
- Problème rencontré
- Fait avéré : …
- Protagoniste “alertant” : Prénom / NOM / Poste
- Impacts identifiés :
- Humains : …
- Environnementaux : …
- Business : …
- Juridiques : …
- Réputationnels : …
- Risques pressentis :
- Court terme : …
- Moyen terme : …
- Long terme : …
- Solutions proposées :
- 1 : …
- 2 : …
- 3 :….
A l’issue des 4 premières semaines d’intervention, le manager de transition élaborera un mémo synthétique incluant :
- Un rapport d’étonnement quant aux points critiques et positifs constatés.
- Un point de situation sur les différentes mesures entreprises et leurs premiers résultats.
Une réunion de 60 minutes avec le décideur devra être organisée à la fin du premier mois pour :
- Challenger les différents points du mémo.
- Formaliser les axes prioritaires d’action.
- Ajuster la feuille de route.
Rituels hebdomadaires
Au-delà des notes particulières, le manager de transition doit envoyer chaque semaine à son client un compte-rendu présentant synthétiquement (bullet-points) sur 3 slides :
- Les temps forts de la semaine ;
- Les difficultés/points particuliers rencontrés ;
- Les actions majeures de la semaine suivante.
Rituels mensuels
Au-delà des mémos renseignés à chaque fin de mois, le manager de transition enverra :
- Un compte-rendu d’activité (jours/homme travaillés) pour facturation ;
- Un ajustement si nécessaire de la feuille de route (à valider avec le client).
Fin de mission
Dans une logique de continuité d’activité, le manager de transition élabore :
- Un dossier de recueil de mission (.zip) avec l’ensemble des livrables traités et produits (afin de documenter son intervention pour une passation) ;
- Un rapport de mission (.docx) reprenant :
- Chronologiquement et par item chaque enjeu rencontré, traité et résolu durant la mission
- Les “pour action” en suspens avec les nouvelles protagonistes désignés et investis pour reprendre la main.
Une réunion de clôture sera animée durant une heure pour reprendre synthétiquement dans une présentation (.pptx) les réalisations clés de la mission à sous la forme suivante
- Défi rencontré : …
- Problèmes sous-jacents : …
- Parties prenantes impactées : …
- Solutions proposées : …
- Proposition retenue : …
- Impacts mesurés : …
L’approche [Pépite.]
L’ensemble des managers de transition sélectionnés pour rejoindre le pool [Pépite.] sont d’anciens militaires ayant certes occupé des fonctions d’encadrement pendant plusieurs années sur dans des environnements sensibles, mais disposant surtout des capacités et du retour d’expérience pour se projeter dans la culture “business” des entreprises.