Article | 8 bonnes pratiques inspirées de l’armée pour intégrer efficacement et durablement un nouveau collaborateur en entreprise

Dans une interview donnée en septembre 2022, le vice-président du Medef Patrick Martin témoignait que “Le recrutement est la préoccupation numéro 1 des chefs d’entreprise”. Pour preuve, une annonce d’emploi n’attire aujourd’hui que que 0,88 candidat en moyenne.

 

Pour les employeurs arrivant à recruter, le défi réside ensuite dans la capacité à garder et fidéliser leurs talents comme le soulignent depuis plusieurs mois différentes études :

 

“Etre et durer” (devise des paras)

 

Chaque année, l’armée arrive à recruter environ 25 000 nouvelles recrues dont la durée médiane de service est de 10 années. Bien que la notion d’engagement y soit différente qu’au sein du monde de l’entreprise, l’institution militaire dispose de bonnes pratiques éprouvées.

 

Découvrez dans ce dossier la vision de [Pépite.], cabinet de recrutement exclusivement composé d’anciens militaires reconvertis depuis plusieurs années dans le secteur privé.

 

Bien que les armées soient reconnues pour leur efficacité logistique, les 8 bonnes pratiques décrites ci-après dépasse le cadre “log” pour traiter des enjeux macros tels que la culture d’entreprise, la démarche d’amélioration continue ou encore l’engagement des collaborateurs.

 

Bonne pratique n°1 : Une arrivée préparée

 

 

 

L’arrivée dans une nouvelle entreprise peut pour beaucoup d’actifs animer des souvenirs de rentrée dans un nouveau collège/lycée avec son lot d’incertitudes et de doutes. A quelle heure, comment et à quelle entrée dois-je me présenter ? En effet, il arrive parfois que de nouveaux collaborateurs se présentent sur le mauvais site et/ou avec une tenue inappropriée (cf. costume-cravate alors qu’une tenue “opérationnelle” est de mise).

 

De par leur “devoir de confidentialité”, les sites militaires réglementent leur accès avec une communication réalisée en amont auprès du poste d’accueil (aubette) pour annoncer l’identité d’un nouvel arrivant (et de la personne à prévenir). Avant cela, l’arrivant est briefé via un ordre de mission (mentionnant entre autres l’heure, l’adresse et la tenue à avoir le jour-J) qui doit d’ailleurs être présenté à l’arrivée sur site pour y accéder.

 

Dans ce contexte, l’envoi de consignes précises (horaire, dress code, adresse, personne à annoncer, etc.) en amont évitera toute source inutile de stress chez le nouveau collaborateur recruté en entreprise. Pour aller plus loin, la création en amont d’un badge dédié évitera au collaborateur tout sentiment d’exclusion s’il doit arborer durant les premiers jours un badge “visiteur”.

 

Bonne pratique n°2 : Un accueil incarné

 

Pour des raisons indépendantes de sa volonté (ex. maladie ou déplacement de dernière minute), un manager peut être absent le jour de l’intégration de sa nouvelle recrue (et même parfois ne pas être averti de son arrivée). Dès lors, un back-up est souvent désigné à la hâte afin de prendre le relai, sans fondamentalement savoir ce que l’on attend du nouveau collaborateur (voire même savoir pourquoi il est là).

 

Pour chaque nouvel arrivant au sein des armées, sont désignés en avance de phase deux parrains qui auront pour mission d’accompagner la nouvelle recrue lors du premier jour. Pour ce faire, ces parrains sont préparés en amont quant à ce qui est attendu d’eux en matière d’esprit et disposent d’un livret explicitant le circuit d’arrivée, les mesures d’accueil et plus globalement, les tâches qui leur incombent pour s’assurer d’une intégration réglementaire, complète et cadrée. 

 

Du fait de l’intensité du rythme des activités , certaines entreprises renvoient involontairement une mauvaise image dès le jour-J à cause d’un accueil désorganisé. La désignation d’un titulaire (pas forcément le manager : un senior de l’équipe par exemple) et d’un suppléant permettra de répondre avec sérénité à tout cas non-conforme. Afin d’éviter d’éviter tout flottement, un briefing (ex. rôle à tenir et programme du jour-J) réalisé quelques jours avant évitera toute gêne le moment venu.

 

Bonne pratique n°3 : Une logistique anticipée

 

Accueillir un nouveau collaborateur en omettant de lui attribuer des accès aux réseaux informatiques, de lui mettre à disposition un poste de travail opérationnel avec fournitures, équipements voire un PC, ou encore ne pas lui octroyer de “badge employé” pour le restaurant d’entreprise (le tarif des repas étant souvent deux fois supérieur pour un “visiteur”) limitent significativement le sentiment d’intégration en entreprise. 

 

L’armée devant incorporer des promotions entières de nouvelles recrues chaque trimestre/semestre/année, un inventaire des besoins matériels et immatériels nécessaires à la future recrue est réalisé bien en amont (et réajusté au fil des promotions). Ainsi, un paquetage (équipements, tenues…) est confectionné avant l’arrivée des recrues afin qu’il soit délivré sans encombre le jour-J.

 

Afin d’éviter tout risque d’exclusion physique et de limiter le stress voire le sentiment de manque de considération en amont de l’arrivée d’un collaborateur, l’entreprise se doit d’identifier toutes les parties prenantes “logistiques” (ex. IT, moyens généraux, habillement) à activer en amont du jour-J, de les prévenir de l’arrivée de nouvelles recrues et de leur communiquer une checklist prenant en compte leurs impératifs de préavis (ex. délais pour la commande de matériels).

 

Bonne pratique n°4 : Un circuit d’arrivée organisé

 

“Je ne sais pas qui je dois voir ?” “Quand dois-je aller le solliciter ?” (côté nouvelle recrue) ou encore “que dois-je faire pour lui ?” (côté employés) sont autant d’interrogations souvent constatées dans le secteur privé lors d’une intégration. Cela résulte souvent d’un flottement au sein des différents services de l’entreprise qui génère à la fois des frictions et des tensions chez les employés.. 

 

Au-delà de désigner un référent (souvent un sous-officier) pour accompagner le nouveau militaire sur la vie quotidienne et le service courant de l’escadron ou du régiment, les armées définissent à l’échelle locale  un circuit d’arrivée clairement établi en n’oubliant aucune partie prenante (infirmerie, bureau administratif, psychologue, etc.) pour la visite des services.

 

Afin de cloisonner tout sentiment d’insécurité chez un collaborateur, il est conseillé pour les entreprises d’élaborer une checklist de protagonistes “back-office” que devra rencontrer le nouvel arrivant (résultant de routines d’incorporations éprouvées). Pour aller plus loin, la mobilisation (même partielle) d’un tuteur désigné pour les premiers jours permettra de répondre aux questions immédiates du nouvel entrant, solutionnant ainsi tout sentiment d’abandon. 

 

Bonne pratique n°5 : Une culture diffusée

 

Face à une forme de “crise du recrutement”, les entreprises doivent d’autant plus se vendre pour attirer des talents. La résultante étant que des incohérences/écarts peuvent involontairement apparaître entre les valeurs vantées durant le processus de recrutement (RH & OPS) et la réalité du terrain et des collaborateurs (bienveillance, sécurité, transparence, etc.). Ce qui dégrade naturellement l’expérience d’intégration. 

 

Au-delà d’être présentées, les valeurs que portent les armées sont incarnées à tous les niveaux de responsabilités et ce, du Militaire de rang jusqu’au Chef de Corps). Pour ce faire, la culture et le patrimoine de l’institution sont transmis à travers différents temps forts rythmant l’arrivée d’une nouvelle recrue (cérémonie d’incorporation/tradition, entretien avec le Commandant, visite du musée) permettant de diffuser un message cohérent et lisible.

 

Sans tomber dans un travers cérémonial inadapté au monde de l’entreprise, l’instauration de momentum à l’arrivée d’un nouveau collaborateur favorisera la transparence de la culture. L’organisation d’un événement d’accueil convivial (ex. petit-déjeuner, déjeuner, pot…), la rencontre (même pendant quelques minutes) d’un dirigeant partageant ses expériences personnelles et collectives ou encore, la transmission d’un livret retraçant l’historique de l’entreprise sont autant de bonnes pratiques qui rassurent un nouveau collaborateur quant à la cohérence des valeurs portées par son entreprise.

 

 

Bonne pratique n°6 : Une immersion sanctuarisée

 

Résultant souvent d’un remplacement ou d’un pic de charge, l’arrivée d’un nouveau collaborateur se fait parfois au sein d’une équipe sous tension ou faisant face à une période d’activité soutenue. Cela couplé au fait que les collaborateurs de l’équipe ne soient pas toujours avertis de l’intégration ou que, pour des raisons opérationnelles, les horaires/périodes d’arrivée soient incompatibles avec l’activité du service, le nouveau collaborateur est parfois obligé de rentrer dans le bain sans réel sas d’intégration.

 

Pour chaque nouvelle recrue, l’armée met en place une période de “classes” permettant de s’acclimater avec sérénité à son environnement durant laquelle des interlocuteurs doivent pouvoir être disponibles pour éclairer le nouvel arrivant aux tâches qui lui seront prochainement allouées. Ainsi, dès les premières heures de présence sur une nouvelle base d’affectation, les membres de l’équipe (de l’opérateur au chef de service) se présentent, déroulant une à une les missions et le rôle de chacun et chacune. 

 

Afin d’éviter au nouveau collaborateur d’être amené à douter de lui, de ses compétences, et de se sentir exclu de l’organisation, il est essentiel de préparer les équipes à l’acceptation et à l’intégration de nouvelles recrues en excluant les périodes de hausse d’activité quitte à retarder de quelques jours l’arrivée. Les membres pourront ainsi planifier un parcours structuré de découverte de l’organisation à travers une rencontre avec l’ensemble des acteurs de l’entreprise. 

 

Bonne pratique n°7 : Un “scope of work” formalisé 

 

La décision de recruter étant majoritairement liée au départ d’un collaborateur ou d’une augmentation de la charge d’activité, il est logiquement attendu par les entreprises que le renfort soit opérationnel au plus vite. La volonté d’une prise de poste immédiate génère parfois une forme de précipitation quant à l’intégration d’un collaborateur qui, disposant de toutes les compétences requises pour performer, est projeté sur plusieurs fronts simultanés sans réelle cohérence.

 

Lorsqu’il intègre sa première unité après une période de formation en école d’application, le jeune lieutenant se voit confier une feuille de route claire mais néanmoins simplifiée afin qu’il honore progressivement la mission de Chef de section qui lui est confiée. Un délai de 6 mois sans responsabilités “hasardeuses” lui est alors accordé durant lequel il est “autorisé à commettre des erreurs” (indispensable pour son apprentissage) et bénéficie du soutien d’un sous-officier expérimenté qui a la responsabilité de la montée en compétence de son jeune lieutenant.

 

D’autant plus à une époque de tension du marché où les entreprises recrutent hors des sentiers battus, il est du ressort de l’entreprise d’aider la nouvelle recrue à être rapidement “plug and play” pour satisfaire les logiques de rentabilité. Pour ce faire, le nouveau collaborateur devra disposer d’un cadre de mission lui indiquant dès son arrivée ce qui est attendu de lui et ce, avec des indicateurs de performance clairement identifiés. Ce cadre se doit d’être respecté sans surcharge par ses supérieurs pour lui permettre de monter en compétence et ainsi, d’être durablement performant.

 

Bonne pratique n°8 : Une ouverture à l’amélioration continue

 

Intégrer une nouvelle entreprise est souvent synonyme de volonté d’apporter sa pierre à l’édifice pour un succès commun. Or des nouvelles recrues se heurtent souvent au classique “on a toujours fait comme ça”. Au-delà de la maxime “Think out of the box” qui fait le succès et l’agilité de beaucoup d’entreprises, la perception d’une forme d’immobilisme est génératrice à court, moyen et long terme de frustration chez un nouveau collaborateur.

 

Les armées disposent d’une forte culture du retour d’expérience (cf. feedback). Pour exemple, est réalisé après chaque exercice/mission au sein des Forces Spéciales un debriefing neutre dont la première personne interrogée lors du tour de table est la nouvelle recrue. Sans être biaisée par l’avis des autres, il lui est alors demandé d’exposer son point de vue en toute transparence, ce qui la valorise pour intégrer le groupe et surtout, dynamise les actions d’amélioration continue grâce à un œil neuf.

 

Bien que toute entreprise dispose d’une secret sauce sur laquelle repose son succès, il est fondamental de faire preuve d’ouverture pour laisser s’exprimer le talent d’un nouveau collaborateur. Afin de contenir les remontées, l’instauration d’un rituel de points réguliers (ex. “one-to-one” de 30 minutes chaque semaine durant la phase d’intégration) et la demande d’un rapport d’étonnement (dont le format sera communiqué) aidera le nouveau collaborateur à construire efficacement ses remarques et surtout, à se sentir pleinement intégré à l’aventure commune.

 

Conclusion

 

Le processus de recrutement que vit tout candidat est naturellement générateur de stress. Or, il est souvent oublié que son arrivée dans une nouvelle entreprise l’est tout autant et elle peut facilement provoquer un sentiment de manque de considération vis-à-vis d’un nouvel employeur (manque d’éléments pour se préparer, égalité de traitement, etc.).

 

Une recrue qui passe par un processus d’onboarding complet à environ 58% de chances de plus de rester au sein de l’entreprise. Pour autant :

 

Face à ces défis, le cabinet [Pépite.] propose, en s’appuyant sur le passé militaire&business de ses protagonistes et en parallèle de ses activités de recrutement, ses services pour accompagner les entreprises en vue d’optimiser et organiser l’intégration durable de leurs collaborateurs.